Gestion de projet : outils, équipe et planification efficace
Parce que les projets se trouvent partout autour de nous, il est important d’apprendre à les gérer efficacement.
Alors comment avoir une gestion de projet performante ? Découvrons ensemble :
Je vous invite également à lire l’article sur les KPI à connaître car ils seront utiles pour vos bilans de projet.
Gestion de projet : définition
La gestion de projet a plusieurs synonymes : conduite de projet, pilotage de projet, ingénierie de projet ou management de projet.
Elle représente l’action d’orchestrer un ensemble d’activités dans le but d’atteindre un objectif final. Cet objectif peut être personnel, professionnel ou les deux. Vous pouvez travailler seul(e) dessus ou à plusieurs.
Dès lors que vous avez un but et que des actions doivent être mises en place pour l’atteindre, c’est gérer un projet.
Quelques exemples :
- Trouver un nouveau travail,
- Acheter un bien immobilier,
- Mettre en place une stratégie pour un client,
- Atteindre un nombre de ventes,
- Changer de statut entrepreunarial.
Le poste de chef de projet
La plus grande qualité de chef de projet à avoir, c’est l’organisation. Elle implique d’avoir un œil sur toutes les tâches à planifier, d’anticiper les délais, de prévoir les erreurs, de prendre en compte le planning des équipes.
La deuxième qualité de la cheffe de projet, c’est d’être un(e) véritable manager d’équipe. Par là, j’entends la compréhension du fonctionnement de chacun des membres. Parfois, le projet en question est un à-côté de leur planning quotidien donc il faut le comprendre. Le chef de projet doit savoir aussi quelle personne de l’équipe peut travailler seul(e) ou à deux, laquelle aura besoin de plus d’attention ou non, etc.
La gestion de projet est alors le fait de prendre conscience des hauts et des bas, d’anticiper, de réagir vite et efficacement, et de réussir le projet tous ensemble.
Manager un projet avec les bons outils
Il existe de nombreuses plateformes pour créer et gérer votre portefeuille de projets :
- Asana
- Trello
- Monday.com
- Excel
- Odoo
- Zoho Projects
Je vous invite à tester ces outils de gestion de projet pour voir lequel vous correspondra le plus. En effet, certains sont pratiques pour une petite équipe tandis que d’autres offrent des intégrations fonctionnelles pour les plus grandes entreprises.
Par exemple, vous pourrez y faire de la gestion de planning d’équipe ou encore de la gestion de budget.
Une méthode aussi très pratique à connaître est le diagramme de Gantt : un système de rétroplanning organisant les tâches selon la date butoir du projet. Certains outils cités précédemment vous proposent cette méthode.
Cinq étapes pour votre gestion de projet
S’il suffisait de cinq phases pour mettre en place votre projet, lesquelles seraient-elles ?
DÉTERMINER L'OBJECTIF
En vous servant de la méthode SMART (Spécifique – Mesurable – Acceptable – Réaliste – Temporellement défini), écrivez l’objectif que vous souhaitez atteindre. Quel est le but du projet ? Quels sont ses contours ? Quelle est sa date limite ?
Vous pouvez être aussi précis(e) que souhaité.
DÉFINIR LES MOYENS AUTOUR DU PROJET
Qu’ils soient humains, financiers ou matériels, écrivez tous les moyens à votre disposition :
- Nombre de personnes dans l’équipe,
- Outil de projet utilisé,
- Budget accordé (budget minimal, budget maximal), etc.
PLANIFIER TOUTES LES ÉTAPES
Grâce à votre planning ou rétroplanning, vous devez noter les étapes-clés du projet, celles qui déterminent de véritables avancements.
Il faut aussi planifier toutes les sous-étapes intermédiaires pour ces grandes étapes-clés, le tout en anticipant les délais, les problèmes et les plannings de chacun.
VÉRIFIER DE FAÇON RÉGULIÈRE L'AVANCEMENT DU PROJET
N’hésitez pas à notifier l’équipe des étapes-clés qui font l’objet de bilans intermédiaires ou bien planifiez directement des points réguliers.
Leur but sera de discuter des avancements, des éventuels problèmes pour les résoudre et de clarifier les prochaines étapes pour chacun.
PRÉSENTER LE PROJET FINAL
Lorsque la date butoir approche, il est temps pour vous de faire un bilan avec votre équipe projet.
Réunissez tous les moyens ayant permis d’atteindre l’objectif, les points positifs et négatifs, et présentez le tout à l’équipe puis au client ou à votre hiérarchie.
Pour conclure, adopter la méthodologie agile de gestion de projet
Développée en 2001 dans le « Manifeste Agile pour le développement de logiciels », la gestion de projet agile se base sur de la création de valeur ajoutée et la collaboration avec les clients. On y retrouve 4 piliers importants : les individus et leurs interactions, les solutions opérationnelles, la collaboration avec les clients et la réponse au changement.
Le fonctionnement SCRUM fait partie de cette méthodologie agile. De véritables certifications de chef de projet SCRUM existent.
Gérer son projet agilement apporte une véritable plus value car on compose avec toutes les parties prenantes pour atteindre l’objectif tous ensemble.
Et si vous lisiez les posts à ce sujet ? Je vous invite à cliquer sur l’icône pour suivre le lien directement.
Justine
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