Organiser un événement pour ses clients : pourquoi et comment ?
Quand nous pensons aux événements, nous imaginons des festivals, des concerts, des expositions mais il existe aussi des événements que vous pouvez proposer en tant que marque à vos clients. Et vous verrez qu’ils sont très avantageux ! Voyons ensemble ce qu’il faut savoir pour organiser un événement :
Je dois avouer que l’événementiel est tout à fait mon activité de cœur. Ne pouvant pas encore la proposer comme prestation principale, j’aime aider mes clients à créer les leurs lors de discussions et je continue aussi d’organiser tous les événements de mon entourage.
Les catégories d’événements
Organiser un événement sera différent selon ce que vous choisirez entre :
- Les événements d’entreprise → séminaire, congrès, conférence, salon professionnel, team-building, incentive, afterwork, webinaire, etc.
- Les événements grand public → festival, exposition, concert, spectacle, brocante, marché de Noël, etc.
- Les événements de particuliers → mariage, anniversaire, baptême, enterrement de vie de jeune fille (evjf), fiançailles, etc.
Votre typologie d’événement sera choisie selon votre objectif. Cela peut paraître plus logique d’y penser pour du professionnel que pour du personnel mais c’est aussi le cas.
Si je dois me concentrer sur les événements pour vos clients, ils peuvent être un type d’évènement d’entreprise mais aussi un type grand public ou un mélange des deux.
Pourquoi organiser un événement d’entreprise ?
Un événement d’entreprise a plusieurs avantages pour votre marque :
- Il remplit un objectif, qu’il soit du recrutement, de la vente, de la fidélisation, de la notoriété… Un événement est un canal de communication dont il faut profiter intelligemment.
- Il vous démarque de la concurrence car les réseaux sociaux ont pris le pas dans la majorité des stratégies de communication et peu de marques organisent des événements aujourd’hui. C’est en sautant le pas que vous vous démarquerez sur votre marché.
- Il vous rapproche de votre cible, qu’elle soit des prospects, des clients ou encore des futurs employés. Un événement est un créateur de liens forts.
- Il vous crée des opportunités de rencontrer de nouveaux clients, de nouveaux partenaires, de nouveaux prestataires, de nouveaux collaborateurs et de les convertir en les recontactant et en gardant le lien.
- Il deviendra peut-être votre événement signature que personne ne voudra manquer. Par exemple, en organisant une soirée d’entreprise dédiée à votre anniversaire de marque, chaque année, votre cible souhaitera y revenir pour y participer.
- Il n’impose pas un aussi grand budget qu’on ne le pense. Je sais qu’il est tentant d’imaginer un événement immense et qui coûte cher mais, je vous assure, vous pouvez tout à fait planifier un événement dans votre budget tout en remplissant votre objectif.
Organiser un événement pour mes clients : comment faire ?
La gestion d’événement commence par établir l’objectif : pourquoi souhaitez-vous organiser tel ou tel événement ?
Est-ce un objectif de vente, de fidélisation, de lancement de produit, de développement de votre notoriété, etc. ? Définissez clairement ce point avant de continuer.
Après cela, il vous faudra choisir une date, la plus adaptée à cet objectif et à votre cible. Si vous avez des doutes, vous pouvez passer à l’étape suivante car certains postes de dépenses peuvent vous imposer une date finalement.
Ensuite, vous devrez vous mettre dans la peau d’une organisatrice d’événement ou d’un organisateur d’événement et rédiger les postes de dépenses. Vous devrez remplir chacun en pensant à votre objectif et à votre cible. Il faut que tout lui corresponde afin qu’elle participe, qu’elle en soit satisfaite et alors qu’elle vous permette d’atteindre votre objectif.
Si vous hésitez sur la mise en place de votre événement clients, n’hésitez pas à m’écrire un email car je vous aiderai avec plaisir.
Pour le budget, prenez en compte que la définition du lieu change les postes de dépenses qui suivront. En effet, si vous choisissez un événement en ligne ou dans vos propres locaux, vous ferez déjà des économies. Organiser un événement est comme une gestion de projet. Il faut planifier chaque action pour réussir son objectif et pas que. L’article pour gérer vos projets est déjà sur le blog.
Enfin, je vous le donne en mille mais c’est bien votre rétroplanning qu’il faut créer avec toutes les tâches liés à votre événement. Ce type de planification est le meilleur moyen de réussir votre événement client.
LES POSTES DE DÉPENSES ÉVÉNEMENTIELLES
Voici les postes de dépenses auxquels il faut réfléchir pour organiser un événement :
- Lieu → physique, en ligne ou hybride,
- Nourriture et boissons → petit-déjeuner, déjeuner, cocktail, dîner assis, bar…,
- Animations → stand de jeux, scène de concert, discours…,
- Invitations → invitations physiques ou digitales, vérification des invités…,
- Sécurité → agents de sécurité ou sécurisation de l’événement en ligne,
- Transports et hébergements → chauffeurs privés, hôtels, taxis, transports en commun…,
- Personnel → équipe projet, équipe de restauration, équipe de nettoyage, modérateur en ligne…,
- Matériel → son, image, décoration, tables, chaises, tableau…,
- Communication → promotion de l’événement, création des supports digitaux, création des supports imprimés sur le lieu de l’événement…
Pour conclure, devez-vous appeler une entreprise d’événementiel ou non ?
Vous le savez bien : chacun son métier. Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser un événement, n’hésitez pas à le déléguer, soit à votre service communication si les personnes ont été formées à l’événementiel, soit à un prestataire en communication.
Avec votre bonne volonté, sachez que vous pouvez tout de même organiser un événement mais il aura quelques erreurs, petites ou grandes. Pas de panique, il faut simplement apprendre de ces dernières pour les prochains événements.
En tout cas, l’événementiel est un canal de communication à ne pas négliger par sa force liée à l’humain.
Et si vous lisiez le post à ce sujet ? Je vous invite à cliquer sur l’icône pour suivre le lien directement.
Justine
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